📊AHRQ – Cải thiện sự an toàn của bệnh nhân và giao tiếp nhóm thông qua các “daily safety – huddles”
Tác giả Ulfat Shaikh [2020]
Đặt vấn đề
Thất bại trong giao tiếp giữa các nhân viên y tế là nguyên nhân đáng kể gây ra sai sót y tế và tổn hại cho bệnh nhân. Khi được sử dụng nhất quán, các cuộc hội ý nhóm [huddle] – một kỹ thuật nâng cao khả năng giao tiếp trong nhóm – là một cách hữu hiệu và hiệu quả để các nhóm chăm sóc sức khỏe chia sẻ thông tin, đánh giá hiệu suất của họ, chủ động báo cáo các mối lo ngại về an toàn, nâng cao trách nhiệm giải trình và đảm bảo rằng các biện pháp can thiệp về an toàn được đưa vào hệ thống.
“Huddles” trao quyền và thu hút nhân viên tuyến đầu trong việc xác định vấn đề và xây dựng văn hóa hợp tác và chất lượng, từ đó nâng cao khả năng cung cấp dịch vụ chăm sóc an toàn hơn.
“Huddles” trong nhóm đã được chứng minh là cải thiện sự an toàn cho bệnh nhân trong nhiều lĩnh vực như phẫu thuật sai vị trí, sai sót về thuốc, vệ sinh tay kém, tình trạng lâm sàng xấu đi không được nhận biết, các sự kiện an toàn nghiêm trọng và tình huống suýt xảy ra.
“Huddles” trong nhóm nâng cao trách nhiệm cá nhân và tập thể đối với an toàn NB, chỉ định thời gian cố định trong ngày làm việc hoặc ca làm việc để tập trung vào phối hợp chăm sóc, tạo điều kiện làm rõ các vấn đề trực tiếp ngay lập tức, giúp ít bị gián đoạn hơn trong thời gian còn lại của ngày làm việc và thúc đẩy văn hóa trao quyền và hợp tác trong các nhóm chăm sóc sức khỏe.
Định nghĩa về “safety huddles”
📌Cuộc hội ý nhóm về an toàn NB [S.A.F.E.T.Y Huddles], là một cuộc họp ngắn có sự tham gia của các thành viên trong nhóm chăm sóc sức khỏe liên ngành – kéo dài không quá 10 – 15 phút – giúp các nhóm chủ động tập trung vào sự an toàn của bệnh nhân, từ đó hỗ trợ giao tiếp trong nhóm.
🚩Mục tiêu tổng thể của “safety huddles” là để xem xét công việc của ngày hôm trước để xác định các vấn đề về an toàn cũng như chủ động xác định các mối lo ngại về an toàn đối với bệnh nhân sẽ được khám vào ngày hiện tại.
🚩Mục đích của hội ý nhóm an toàn NB là để chia sẻ thông tin và nêu bật những mối quan ngại cần theo dõi – chứ không phải để giải quyết vấn đề. Lý tưởng nhất là những mối lo ngại nêu ra trong các cuộc họp nhóm sau đó sẽ được chuyển đến người hoặc nhóm thích hợp để giải quyết, chẳng hạn như người giám sát hoặc ủy ban an toàn bệnh nhân. Các cuộc họp nhóm an toàn “safety huddles” còn được gọi là cuộc họp giao ban an toàn hàng ngày, “checks-in” hàng ngày hoặc “safety calls” hàng ngày.
Kết cấu
📌Cuộc hội ý nhóm an toàn NB thường diễn ra vào thời gian và địa điểm nhất quán vào đầu ngày làm việc ở cơ sở ngoại trú và vào lúc bắt đầu mỗi ca làm việc lớn trong các đơn vị phẫu thuật cấp cứu và bệnh nhân nội trú.
📌Quy trình “safety huddles” hiệu quả nhất nếu các thành viên trong nhóm đứng trước một bảng quản lý trực quan cung cấp thông tin về chươg trình nghị sự cho cuộc thảo luận nhóm, các vấn đề an toàn hiện tại và hiệu quả hoạt động của các chỉ số an toàn.
Kỳ vọng rằng những người tham gia vẫn đứng sẽ làm tăng khả năng cuộc trao đổi nhóm sẽ diễn ra ngắn gọn. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng vị trí của các “safety huddles” và bảng quản lý trực quan tuân thủ các tiêu chuẩn về quyền riêng tư của bệnh nhân.
🚩Người lãnh đạo nhóm tạo cơ hội cho mọi thành viên trong nhóm đóng góp bằng cách đi vòng quanh nhóm và mời mỗi cá nhân chia sẻ một quan sát tích cực và một mối quan ngại về an toàn bệnh nhân từ ngày hôm trước. Trưởng nhóm khuyến khích người khác lắng nghe và tránh ngắt lời người đang nói.
Các vấn đề về thiết bị không hoạt động hoặc bị lỗi hoặc những lo ngại về phòng bệnh nhân đều được đưa vào các cuộc thảo luận này.
📌TeamSTEPPS khuyến nghị kỹ thuật trao đổi nêu ra các vấn đề “Lo ngại – Không an tâm – An toàn” (Concern-Uncomfortable-Safety Event CUS) để giảm thiểu sự mơ hồ trong việc truyền đạt mức độ nghiêm trọng của các vấn đề an toàn bệnh nhân. Kỹ thuật giao tiếp này sử dụng các phát biểu quyết đoán ở cấp độ leo thang như “Tôi lo ngại”, “Tôi không thoải mái” hoặc “đây là vấn đề an toàn” để truyền tải rõ ràng tính nghiêm trọng của sự việc đến người nghe.
Một thành viên trong nhóm được chỉ định ghi lại các vấn đề cần theo dõi và cá nhân chịu trách nhiệm theo dõi việc này lên bảng quản lý trực quan. Ưu điểm của việc theo dõi các mục tiếp theo trên bảng quản lý trực quan là các thành viên trong nhóm có thể chỉ ra và chia sẻ theo thời gian thực về cách thức và thời điểm các vấn đề an toàn được theo dõi và giải quyết.
📌Sau khi xem xét ngày hôm trước, bước tiếp theo là để một thành viên trong nhóm được chỉ định xem trước những bệnh nhân được chọn sẽ được khám vào ngày hôm đó, những người có thể có nguy cơ gặp phải các vấn đề an toàn bệnh nhân tiềm ẩn và vạch ra các kế hoạch để ngăn chặn và giải quyết những vấn đề đó.
Ví dụ bao gồm những bệnh nhân có thể đang dùng các loại thuốc có thể làm tăng nguy cơ té ngã hoặc chảy máu, bệnh nhân đặt ống thông tiểu hoặc tĩnh mạch trung tâm hoặc bệnh nhân có tên tương tự.
Một cách hiệu quả để ghi lại và theo dõi các cuộc thảo luận này là sử dụng bảng quản lý trực quan có bảng liệt kê bệnh nhân và các vấn đề an toàn.
📌Người lãnh đạo “safety huddles” cung cấp thông tin cập nhật về các thông báo và sáng kiến liên quan đến an toàn bệnh nhân gần đây hoặc sắp tới, chẳng hạn như những thay đổi đối với các loại thuốc có mức độ cảnh báo cao và việc tuân thủ các bảng kiểm đã được tiêu chuẩn hóa, được đăng/dán một cách lý tưởng để tham khảo trong tương lai trên bảng quản lý trực quan. Sau đó, trưởng nhóm sẽ cảm ơn những người tham dự huddle và thông báo kết thúc, điều này báo hiệu rõ ràng cho nhân viên rằng giờ đây họ có thể chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
Lý tưởng nhất là các nhà lãnh đạo về an toàn bệnh nhân trong tổ chức được mời tham dự các cuộc họp nhóm “safety huddles” định kỳ để cập nhật cho họ về quy trình họp nhóm cũng như các vấn đề an toàn hiện tại và mới nổi trong toàn tổ chức.
Hình 1: Thẻ bỏ túi với chương trình họp nhóm về an toàn bệnh nhân.
Các tổ chức có độ tin cậy cao (High reliability organizations HRO), chẳng hạn như ngành hàng không và ngành điện hạt nhân, được thiết kế để hoạt động an toàn và đáng tin cậy bất chấp sự phức tạp nội tại và tính khó đoán của chúng. Huddles nhóm được sử dụng trong HRO để cho phép nhân viên tuyến đầu chủ động chia sẻ các mối quan ngại về an toàn.
“Safety huddles” minh họa việc áp dụng 5 nguyên tắc chính của HRO, đó là:
📌 chủ động theo dõi các sự kiện bất ngờ và tình huống suýt xảy ra (mối bận tâm về thất bại),
📌xác định nguyên nhân gốc rễ của các sự cố về an toàn (miễn cưỡng đơn giản hóa),
📌nhận biết tính chất phức tạp và khó lường của hoạt động chăm sóc sức khỏe (nhạy cảm với hoạt động),
📌giải quyết kịp thời các vấn đề nảy sinh (cam kết về khả năng phục hồi)
📌thừa nhận rằng nhân viên tuyến đầu có vị trí tốt để nhận ra những thất bại tiềm ẩn và cơ hội cải tiến (tôn trọng chuyên môn).
Cơ quan Nghiên cứu và Chất lượng Y tế [AHRQ] và Bộ Quốc phòng Mỹ đã phát triển TeamSTEPPS 2.0 như một phương pháp nhằm cải thiện tinh thần đồng đội và giao tiếp giữa các nhóm y tế cũng như thúc đẩy văn hóa an toàn cho bệnh nhân. “Safety huddles” được đề xuất như một công cụ xây dựng nhóm trong TeamSTEPPS để nâng cao nhận thức về tình huống– khả năng của các cá nhân trong việc giám sát và xác định các tín hiệu trong môi trường của họ nhằm nâng cao khả năng nhận biết các sai lệch và ảnh hưởng của chúng đối với sự an toàn của bệnh nhân.
Khi lập kế hoạch triển khai các cuộc hội ý nhóm ATNB trong bối cảnh mới, cần chú ý đến việc giảm thiểu những thách thức tiềm ẩn, bao gồm những hạn chế về thời gian, nhân sự, khối lượng công việc và khả năng củng cố hệ thống phân cấp nếu sự tham gia tích cực của các thành viên nhóm cấp dưới không được nhấn mạnh tại sự khởi đầu.
Mặc dù bài viết này tập trung vào các “huddles” như một cơ chế để đảm bảo an toàn cho bệnh nhân trong các tổ chức chăm sóc sức khỏe, nhưng các safety-huddles nayg có thể được sử dụng trong bất kỳ môi trường nào để cải thiện việc trao đổi thông tin, đánh giá quy trình làm việc và chia sẻ kế hoạch chăm sóc bệnh nhân với mục tiêu đảm bảo chất lượng chăm sóc cao và tối ưu hóa giao tiếp nhóm.
Ví dụ: có thể sử dụng các “safety huddles” trong môi trường phòng khám ngoại trú để xác định những thiếu sót trong chăm sóc phòng ngừa và nhu cầu quản lý bệnh mãn tính ở những bệnh nhân đã lên lịch hẹn vào ngày hôm đó hoặc để thông báo về tình trạng sẵn có của vắc xin cúm theo mùa hoặc các xét nghiệm tại điểm chăm sóc mới ở phòng khám.
“Huddles” là một kỹ thuật giao tiếp hiệu quả cho phép các nhóm chia sẻ thông tin, xác định mối quan ngại, cộng tác và thu hút các thành viên nhóm liên ngành một cách hiệu quả.
Tác giả Ulfat Shaikh, MD, MPH, MS
Professor of Pediatrics University of California Davis School of Medicine
Clinical Quality Officer, UC Davis Medical Group.
Tham khảo bài viết nguồn tại https://psnet.ahrq.gov/primer/improving-patient-safety-and-team-communication-through-daily-huddles?utm_visited=MVU
Long Tran dịch.